Privacybeleid — FM Cooling

Laatst bijgewerkt: [IN TE VULLEN op de dag van publicatie]

1. Inleiding

FM Cooling (hierna “wij”, “ons” of “FM Cooling”) hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of een beroep doet op onze diensten voor de installatie, het onderhoud en de depannage van systemen voor airconditioning, verwarming, ventilatie en commerciële koeling (koelcellen, koeltogen enz.).

Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met:

de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna “AVG”, ook bekend onder de Engelse afkorting GDPR);
de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
de Belgische regelgeving inzake cookies en elektronische communicatie (de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie, zoals gewijzigd).

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

FM Cooling
Mastellestraat 52, 3020 Veltem-Beisem, België
Ondernemingsnummer (KBO/btw): BE 1033.910.132
E-mail: info@fmcooling.be
Telefoon: 0491 24 21 83

Gelet op de omvang van de onderneming is FM Cooling wettelijk niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan te wijzen in de zin van artikel 37 van de AVG. Voor elke vraag over de verwerking van uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons niettemin rechtstreeks contacteren via de bovenstaande contactgegevens; ons team behandelt uw verzoek zo snel mogelijk.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de manier waarop u met ons in contact komt, kunnen wij de volgende categorieën van gegevens verzamelen:

Identificatiegegevens: naam, voornaam
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, postadres van de plaats van de interventie
Gegevens over uw aanvraag: type installatie waarover het gaat (airconditioning, verwarming, ventilatie, commerciële koeling), beschrijving van uw behoefte of van de panne, in voorkomend geval de naam van uw bedrijf
Contractuele en facturatiegegevens: details van de offerte of van het afgesloten onderhoudscontract, historiek van de interventies, facturatiegegevens
Technische surfgegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, via cookies en soortgelijke technologieën (zie punt 9)

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zogenaamde “gevoelige” gegevens in de zin van artikel 9 van de AVG) en geen gegevens over minderjarigen in het kader van onze diensten.

4. Waarom verwerken wij uw gegevens en op welke rechtsgrond?

Doeleinde	Rechtsgrond (art. 6 AVG)
Een offerte- of contactaanvraag via het formulier op de website beantwoorden	Precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen (art. 6.1.b)
Een overeenkomst voor installatie, onderhoud of depannage uitvoeren	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
De facturatie en de boekhouding beheren	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) — Belgisch boekhoud- en fiscaal recht
De technische opvolging van uw installaties verzekeren (onderhoudshistoriek, herinneringen voor een bezoek)	Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang om een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren (art. 6.1.b en f)
Opnieuw contact met u opnemen bij een dringende panne of een geplande interventie	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
U commerciële informatie sturen (promoties, nieuws)	Toestemming (art. 6.1.a) — u kunt deze toestemming op elk moment intrekken
Het bezoek aan de website meten en de website verbeteren	Toestemming (niet-essentiële cookies) of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de cookie (art. 6.1.a of f)
Voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bv. verzoeken van de overheid)	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)

Wij verwerken uw gegevens nooit voor doeleinden die onverenigbaar zijn met deze doeleinden zonder u daarvan vooraf op de hoogte te brengen en, indien nodig, zonder uw toestemming te vragen.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens enkel zolang dat nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, en in het bijzonder:

Offerteaanvraag zonder contractueel gevolg: 3 jaar vanaf het laatste contact, daarna verwijdering of anonimisering
Klant met een lopend contract: gedurende de volledige duur van de contractuele relatie, verlengd met de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen (in principe 10 jaar na het einde van de overeenkomst voor contractuele geschillen)
Boekhoudkundige documenten en facturen: 7 jaar, overeenkomstig de Belgische wettelijke verplichtingen inzake boekhouding en btw
Surfgegevens (cookies): volgens de duur die eigen is aan elke cookie, zoals vermeld in onze cookiebanner (zie punt 9)

6. Aan wie kunnen uw gegevens worden meegedeeld?

Wij verkopen, verhuren of ruilen uw persoonsgegevens nooit voor commerciële doeleinden van derden.

Uw gegevens kunnen niettemin, voor zover strikt noodzakelijk, worden meegedeeld aan de volgende categorieën van ontvangers:

onze technici en interne medewerkers, in het kader van de uitvoering van uw aanvraag of uw overeenkomst;
onze technische dienstverleners (hosting van de website, afsprakentool, facturatie-/boekhoudsoftware), die optreden als verwerkers in de zin van de AVG en gebonden zijn door verbintenissen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging;
de bevoegde overheden, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Elk van deze ontvangers is verplicht uw gegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving en uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze aan hen worden meegedeeld.

7. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie

In principe worden uw gegevens gehost en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht een van onze dienstverleners gegevens buiten de EER verwerken, dan zouden wij ervoor zorgen dat voor die doorgifte passende waarborgen in de zin van de AVG gelden (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of elk ander erkend mechanisme), en zouden wij u daarover op eenvoudig verzoek informeren.

8. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging (beperkte toegang tot de gegevens, beveiligde professionele tools enz.). Aangezien geen enkel systeem onfeilbaar is, kunnen wij evenwel geen absolute veiligheid garanderen en verzoeken wij u elk verdacht gebruik van uw gegevens onverwijld aan ons te melden.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico kan inhouden voor uw rechten en vrijheden, verbinden wij ons ertoe de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur in kennis te stellen, evenals de betrokkenen wanneer de regelgeving dat vereist.

9. Cookies en soortgelijke technologieën

Onze website gebruikt cookies en soortgelijke technologieën, die als volgt kunnen worden ingedeeld:

Strikt noodzakelijke cookies: onmisbaar voor de goede werking van de website (navigatie, beveiliging, onthouden van uw cookievoorkeuren). Hiervoor is uw toestemming niet vereist.
Cookies voor publieksmeting: laten ons toe te begrijpen hoe de website wordt gebruikt, zodat wij die kunnen verbeteren. Ze worden enkel geplaatst met uw toestemming.
Functionele cookies en personalisatiecookies (in voorkomend geval): verbeteren uw gebruikservaring (bv. onthouden van een formulier dat u aan het invullen bent). Hiervoor is uw toestemming vereist wanneer ze niet strikt noodzakelijk zijn.

Bij uw eerste bezoek kunt u via een banner de niet-essentiële cookies aanvaarden, weigeren of instellen. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de instellingen van uw browser of, indien beschikbaar, via de module voor cookiebeheer onderaan de pagina.

10. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: bevestiging krijgen dat uw gegevens worden verwerkt en er een kopie van ontvangen;
Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren;
Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”): de verwijdering van uw gegevens vragen, binnen de grenzen die de wet bepaalt (met name onze boekhoudkundige verplichtingen);
Recht op beperking van de verwerking: vragen dat de verwerking van uw gegevens in bepaalde gevallen tijdelijk wordt opgeschort;
Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust, met name voor direct marketing;
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: de gegevens die u ons hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat, of ze laten doorsturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke;
Recht om uw toestemming in te trekken, en dit op elk moment wanneer de verwerking op die toestemming berust, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die vóór de intrekking zijn uitgevoerd.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u ons contacteren via info@fmcooling.be of op het nummer 0491 24 21 83. Om uw gegevens te beschermen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen voordat wij gevolg geven aan uw verzoek. Wij verbinden ons ertoe binnen een termijn van één maand te antwoorden; voor complexe verzoeken kan die termijn eventueel met twee maanden worden verlengd.

Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

FM Cooling neemt geen enkel besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, is gebaseerd en waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

12. Wijzigingen van dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen, onder meer om rekening te houden met een evolutie van onze diensten, van onze tools of van de toepasselijke regelgeving. Elke wijziging wordt op deze pagina gepubliceerd, met vermelding van de datum van de bijwerking. Wij nodigen u uit deze pagina regelmatig te raadplegen.

13. Contact

Voor elke vraag over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens:

FM Cooling
Mastellestraat 52, 3020 Veltem-Beisem, België
E-mail: info@fmcooling.be
Telefoon: 0491 24 21 83
Ondernemingsnummer: BE 1033.910.132